コンクールを辞退するとき。連絡の方法と例文、気をつけたいこと

「申しこんだコンクールに、出られなくなってしまった」 「辞退したいけれど、どうやって連絡したらいいの？」

歌のコンクールは、何か月も前に申しこむことが多いものです。そのあいだに、家族の予定がかわったり、お子様の気持ちがかわったりして、出られなくなることもあります。コンクールの辞退の方法や、辞退の連絡のしかたは、はじめてだとまよってしまいますよね。

わたしは息子といっしょに、たくさんのコンクールに出てきました。

この記事では、コンクールを辞退するときの連絡の方法と、気をつけたいことをまとめます。辞退の手つづきや参加費のあつかいは、コンクールによってちがいます。ここでは、いっぱんてきな考え方をお話しするので、かならず出るコンクールの要項もあわせてたしかめてください。

辞退することは、わるいことではない

いろいろな理由がある

コンクールを辞退する理由は、人それぞれです。

• 家族の予定や、学校の行事と重なってしまった
• けがや体調のことで、練習ができなくなった
• 引っこしなどで、会場に行けなくなった
• お子様が「いまは出たくない」と感じている
• 曲の準備が間に合いそうにない

どれも、だれにでもおこりうることです。辞退すること自体を、気にしすぎなくてだいじょうぶです。大切なのは、決めたら早めに、ていねいに伝えることです。

まよっているときは、決める日を決める

「出るか、やめるか」で、なかなか決められないこともあると思います。そんなときは、「この日までに決める」という日を、家族で決めておくのがおすすめです。ずるずるとまよっていると、連絡がおそくなってしまうことがあります。

辞退の連絡は、できるだけ早く

早いほうがよい理由

辞退の連絡は、決まったらできるだけ早くするのがマナーです。

• 出演の順番や、時間わりを作りなおすことがある
• 予選のあとなら、つぎの人がくり上がって出られることがある
• 伴奏者や、会場の準備にかかわる人がいる

早く伝えるほど、主催者やほかの出場者への負担をへらすことができます。

本番の直前や当日のとき

本番の数日前や、当日の朝に出られなくなることもあるかもしれません。そんなときも、わかった時点で、すぐに連絡しましょう。当日の連絡先が、要項や受付の案内にのっていることが多いので、前もってメモしておくと安心です。

予選を通過したあとの辞退

予選や動画審査を通過したあとに、本選を辞退することもあるかもしれません。そのときは、とくに早めの連絡を心がけましょう。コンクールによっては、辞退した人のかわりに、つぎの人が本選に進めることがあるからです。通過の知らせに「出場するかどうかを、この日までに知らせてください」と書かれていることもあるので、期限をよく見ておきましょう。

連絡の方法は、要項にしたがう

まずは要項を見る

辞退のときの連絡方法は、コンクールによって決められていることが多いです。

• 申しこみフォームとはべつの、辞退用のフォーム
• 事務局へのメール
• 事務局への電話
• 書類の郵送

要項に「辞退はメールで連絡してください」のように書かれていたら、その方法で連絡しましょう。決まりがない場合は、記録がのこるメールで連絡し、必要に応じて電話でもひとこと伝えると、より安心です。

伝えたいこと

連絡するときは、だれの、どの申しこみの辞退なのかが、すぐにわかるように書きます。

• 出場する人の名前（ふりがなも）
• 部門の名前
• 出場番号や受付番号（わかれば）
• 申しこんだ人の名前と連絡先
• 辞退したいということ
• 理由は、かんたんでかまわない

理由は、くわしく書かなくてもだいじょうぶです。「家庭の事情により」「体調のため」など、ひとことでじゅうぶんです。

辞退の連絡の例文

ここでは、メールと電話の例文を紹介します。名前や部門は、ご自分のものにかえてつかってください。

メールの例文

件名：出場辞退のご連絡（小学生低学年の部　受付番号15番　山田さくら）

コンクール事務局　ご担当者様

いつもお世話になっております。 小学生低学年の部に申しこみをしております、山田さくらの母、山田みどりです。

まことに申しわけございませんが、家庭の事情により、今回のコンクールへの出場を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

部門：小学生低学年の部 受付番号：15番 出場者：山田さくら（やまだ　さくら）

準備をしてくださっていたところ、ご迷惑をおかけして申しわけございません。 参加費のあつかいなど、必要な手つづきがございましたら、お知らせいただけますとさいわいです。

どうぞよろしくお願いいたします。

山田みどり

メールのさいごには、連絡がとれる電話番号とメールアドレスもそえておきましょう。

電話の例文

「お世話になっております。小学生低学年の部に申しこんでいる、山田さくらの母の山田です。受付番号は15番です。家庭の事情で、今回のコンクールを辞退させていただきたく、お電話いたしました。ご迷惑をおかけして申しわけございません。何か手つづきが必要でしょうか。」

電話のあとに、確認のためにメールでも送っておくと、行きちがいをふせぐことができます。

参加費のこと

返金は要項にしたがう

辞退したときに参加費がもどってくるかどうかは、コンクールによってちがいます。

• 申しこみのあとは、返金しない
• 決められた日までの辞退なら、一部を返金する
• 体調不良などの理由で、べつの回にふりかえられる

このように、さまざまなきまりがあります。返金については、要項に書かれたきまりにしたがいましょう。わからないときは、事務局に問い合わせてみてください。コンクールの費用全体の考え方は、こちらの記事にまとめています。歌のコンクールにかかる費用の種類。参加費のほかに考えておきたいこと

ほかの費用も見ておく

参加費のほかに、伴奏者へのお礼や、会場の近くの宿、移動のきっぷなどを、すでに用意していることもあると思います。それぞれ、キャンセルのきまりがちがうので、辞退が決まったら、まとめて見なおしておきましょう。

伴奏者や先生への連絡

先生には、できれば先に相談を

教室の先生といっしょにコンクールの準備をしていた場合は、事務局に連絡する前か、同じころに、先生にも伝えましょう。先生が申しこみの手つづきをしてくれていることもあります。

伴奏者には、すぐに伝える

ピアノの伴奏をお願いしている方がいる場合は、伴奏者にもすぐに連絡します。伴奏者は、その日の予定をあけて、練習の時間もとってくれています。

• 辞退することになったことと、そのおわび
• これまで練習してくれたことへのお礼
• 合わせの予定や、お礼のことをどうするか

お礼のことは、それまでにお願いしていた内容によってかわります。わからないときは、先生にも相談してみてください。

お子様の気持ちに寄りそう

「出たくない」と言ったとき

お子様が「コンクールに出たくない」と言ったときは、まずその気持ちを聞いてあげてください。

• 本番がこわい
• 練習がつらくなった
• ほかにやりたいことがある

理由によっては、少し休むだけで、また歌いたくなることもあります。練習をいやがるときの関わり方は、こちらの記事もあわせて読んでみてください。子どもが歌の練習をいやがるとき。お父様・お母様の声かけと、楽しくつづける工夫

辞退をせめない

辞退が決まったあと、お子様が「みんなにわるいことをした」と感じてしまうことがあります。「また出たいときに出ればいいよ」「ここまで練習したことは、なくならないよ」と、やさしく声をかけてあげてください。

辞退のあとにできること

• 練習してきた曲を、家族の前で歌ってみる
• 録音や動画をとって、記念にのこしておく
• 日程が合う、べつのコンクールをさがしてみる

せっかく練習してきた歌です。コンクールに出られなくても、ほかの形で歌う場所をつくることができます。

まとめ

• コンクールの辞退は、わるいことではない。決めたら早めに伝える
• 連絡の方法は、要項のきまりにしたがう。決まりがなければメールが安心
• 名前、部門、受付番号、辞退したいことを、わかりやすく伝える
• 参加費の返金は、要項にしたがう
• 先生や伴奏者にも、すぐに連絡し、おわびとお礼を伝える
• お子様の気持ちを聞き、辞退をせめないようにする

予定が合わずに会場のコンクールを辞退したときは、おうちでとった動画で出られるコンクールを考えてみるのもひとつの方法です。こどもの歌声グランプリは、オンラインの動画審査だけで出られて、幼児からシニア（65歳以上）までの8部門があり、ジャンルは自由です。講評とデジタル賞状がとどくので、練習してきた歌を聞いてもらうきっかけになると思います。こどもの歌声グランプリ