演奏会の受付やスタッフをお願いするとき。役わりの分け方と、お礼の伝え方
「演奏会の受付を、だれかにお願いしたいけれど、どう頼めばいいのかな」 「発表会のスタッフって、どんな役わりがあるの？」
自分たちで演奏会や発表会を開くときは、歌う人だけでは手がまわらないことがたくさんあります。受付、案内、写真、片づけなど、まわりの人の力をかりることで、当日がぐっとスムーズになります。
わたしは息子といっしょに、たくさんのコンクールに出てきました。
この記事では、演奏会や発表会で、受付やスタッフをお願いするときの考え方をまとめました。どんな役わりがあるのか、どう分ければいいのか、お願いするときのことばや、終わったあとのお礼の伝え方まで、順番にお話しします。
演奏会のスタッフには、どんな役わりがある？
小さな演奏会や発表会でも、当日にはいろいろな仕事があります。まずは、どんな役わりがあるのかを知っておきましょう。
受付
お客様をいちばんはじめにむかえる、大切な役わりです。
- お客様に「いらっしゃいませ」とあいさつする
- プログラムをお渡しする
- 予約の確認や、入場料の受けとりをする
- お花や差し入れをあずかる
受付は、演奏会の「顔」ともいえる役わりです。明るく、ていねいに対応できる方にお願いすると安心です。
会場の案内
お客様を客席へ案内したり、お手洗いの場所を伝えたりする役わりです。
- 席への案内
- 小さなお子様づれの方や、足の不自由な方へのお手伝い
- 演奏中に出入りしたい方への案内
演奏中は、ドアの近くで静かに見守る役目もあります。
出演者のお世話
出演者が多い発表会では、控え室や舞台のそでで、出演者のお世話をする人がいると助かります。
- 出演の順番を伝える
- 舞台への出入りの合図を出す
- 小さなお子様のつきそい
お子様の発表会では、とくに大切な役わりです。
写真や動画の記録
演奏会の様子を、写真や動画にのこす役わりです。出演者の家族がとるのとはべつに、全体の記録をのこしておくと、あとで見返すことができます。撮影してよいかどうかは、会場の決まりや、出演者の気持ちを先に確認しておきましょう。
準備と片づけ
いすの並べかえ、看板のとりつけ、マイクやピアノのまわりの準備、終わったあとの片づけなど、体を動かす仕事もあります。
全体のまとめ役
当日、こまったことがおきたときに判断する人を、一人決めておきます。主催者や、先生がその役わりになることが多いです。
役わりの分け方のコツ
演奏会の大きさに合わせる
小さな演奏会なら、受付と案内を一人で兼ねてもらうこともできます。出演者やお客様が多い場合は、役わりごとに人を分けたほうが、ひとりひとりの負担が軽くなります。
まずは、どんな仕事があるかを紙に書き出し、「この仕事とこの仕事は、同じ人でもできそう」と組み合わせていくと、必要な人数が見えてきます。
その人に合う役わりをお願いする
役わりをお願いするときは、その人の得意なことや、性格も考えましょう。
- 人と話すのが好きな方：受付や案内
- 写真が得意な方：記録
- 体を動かすのが好きな方：準備や片づけ
- 子どもになれている方：出演者のお世話
「何でもいいので手伝ってください」より、「受付をお願いできますか」と、具体的に頼まれるほうが、引き受ける人も安心できます。
歌う人には、むりに役わりを持たせない
出演者自身に、受付や準備までお願いすると、本番前に気持ちを落ち着ける時間がなくなってしまいます。とくに、お子様や、はじめて人前で歌う方には、できるだけ歌うことに集中できるようにしてあげましょう。
交代の時間を考える
スタッフをお願いした方にも、演奏を聞いてもらいたいですよね。受付の方が、ずっとロビーにいて演奏が聞けない、ということにならないように、交代の時間を決めておくとよいです。家族が出演する方には、その出番の時間は客席にいられるように調整しましょう。
お願いするときのことばの例
早めに、ていねいにお願いする
スタッフのお願いは、相手の予定もあるので、日にちが決まったら早めに伝えましょう。
- 「今度、歌の発表会を開くことになりました。もしご都合がよければ、当日、受付を手伝っていただけないでしょうか」
- 「写真がお上手なので、当日の様子を少し撮っていただけたらとてもうれしいです」
- 「お子様たちの控え室で、出番の声かけをお願いできないかと思っています」
断りやすさも、のこしておく
お願いするときは、相手が断りやすいように、ひとことそえておくことも大切です。
- 「ご無理なようでしたら、遠慮なくおっしゃってください」
- 「もしむずかしければ、ほかの方にもお願いしてみますので、気にしないでくださいね」
引き受けるかどうかを、相手が気持ちよく決められるようにしておくと、関係も長く続きます。
当日までに伝えておきたいこと
役わりと時間をまとめた紙を用意する
当日、スタッフの方がこまらないように、役わりと時間をまとめた紙を作っておくと便利です。
- 集合の時間と場所
- 自分の役わりと、やること
- 演奏会の流れと、だいたいの時間
- こまったときに聞く人の名前
- 会場の地図や、お手洗いの場所
紙一枚にまとめておくと、当日、何度も同じことを説明しなくてすみます。
受付でのやりとりを決めておく
受付をお願いする場合は、とくにくわしく伝えておきましょう。
- お客様へのあいさつのことば
- プログラムの渡し方
- 入場料がある場合の、おつりの準備
- 予約名簿の見方
- お花や差し入れを受けとったときの置き場所と、だれからいただいたかのメモ
お金をあつかう場合は、あとで数が合わなくならないように、受けとった人数をメモしておく方法も決めておくと安心です。
スタッフだとわかる目じるしを用意する
当日、お客様が「だれに聞けばいいのかな」とまよわないように、スタッフだとわかる目じるしを用意しておくと便利です。名札や、そろいのリボン、同じ色のスカーフなど、かんたんなものでかまいません。
目じるしがあると、お客様が声をかけやすくなるだけでなく、スタッフどうしも、おたがいを見つけやすくなります。出演者の家族が手伝ってくれる場合も、目じるしをつけておくと、役わりがはっきりして、動きやすくなります。
前もって顔を合わせる時間をつくる
できれば、本番の前に、スタッフの方と顔を合わせて話す時間をもちましょう。当日の朝、少し早めに集まって、流れを確認するだけでもちがいます。
終わったあとのお礼の伝え方
その場で、ことばで伝える
演奏会が終わったら、まずはその場で「今日は本当にありがとうございました」と伝えましょう。いそがしい片づけのあいまでも、ひとことのお礼があるだけで、手伝った方の気持ちはずいぶんちがいます。
あらためて、お礼の連絡をする
後日、あらためてお礼のメッセージや手紙を送ると、ていねいな印象になります。
- 「受付で明るくむかえてくださったおかげで、お客様にも喜んでいただけました」
- 「写真を見返して、とてもよい記念になりました」
- 「控え室で声をかけてくださって、子どもたちも安心して歌えました」
その方がしてくれたことを、具体的にことばにすると、気持ちがよく伝わります。
お礼の品について
お礼に、ちょっとした品物を渡す方もいます。お菓子や、ハンカチなどの小物を選ぶことが多いようです。何を渡すか、そもそも品物を渡すかどうかは、相手との関係や、地域や教室の習わしによってちがいます。相手が気をつかいすぎないものを選ぶとよいでしょう。
伴奏をお願いした方へのお礼については、こちらの記事でくわしく書いています。伴奏者へのお礼はどうする？コンクールや発表会でこまらないために
写真や動画をおすそわけする
記録の写真や動画ができたら、手伝ってくれた方にもおすそわけすると喜ばれます。出演者が写っている場合は、共有してよいかどうか、先に確認しておきましょう。
まとめ
- 演奏会のスタッフには、受付、案内、出演者のお世話、記録、準備と片づけ、まとめ役などがある
- 演奏会の大きさに合わせて、役わりを組み合わせて人数を決める
- その人の得意なことに合わせて、具体的にお願いする
- 歌う人には、できるだけ役わりを持たせない
- 役わりと時間をまとめた紙を用意して、受付のやりとりはくわしく伝える
- 終わったら、その場と後日の両方で、具体的なことばでお礼を伝える
まわりの人の力をかりて作る演奏会は、歌う人にとっても、手伝う人にとっても、よい思い出になります。演奏会や発表会に向けて歌の力をのばしたい方は、こどもの歌声グランプリにも出てみてください。オンラインの動画審査だけで出られて、幼児からシニア（65歳以上）までの8部門があり、ジャンルは自由です。講評とデジタル賞状がとどくので、本番に向けた練習のよい目標になると思います。こどもの歌声グランプリ